2008 yılında Hacettepe Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümünden lisans derecesini aldı. Lisans eğitimi süresinde aynı zamanda Orta Doğu Teknik Üniversitesinde Bilgi Teknolojileri konusunda eğitim alan Tolga Çakmak, 2011 yılında Kurumsal İçerik Yönetimi konusundaki tez çalışmasıyla yüksek lisans eğitimini, 2016 yılında ise kültürel bellek kurumlarında dijitalleştirme ve dijital koruma politikaları konusundaki tez çalışmasıyla doktora eğitimini tamamladı. Şu anda da aynı bölümde Doktor Öğretim Üyesi olarak görev yapmaktadır. Tolga Çakmak, 2010-2014 yılları arasında Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneğinde Başkan yardımcısı ve yönetim kurulu üyesi olarak görev yapmıştır. Bu derneğin resmi ve bilimsel yayın organı olan Bilgi Dünyası dergisinde editörlük görevi yapmış olan Tolga Çakmak, Avrupa RDA Çalışma grubu (EURIG), Dublin Core, Europeana Network Association gibi çeşitli dernek ve bilimsel çalışma gruplarının üyesidir.
Çalışma alanları; bilginin düzenlenmesi, bilgi güvenliği, bilgi kaynaklarının tanımlanması, üstveri, kültürel miras, dijitalleştirme, dijital kütüphaneler, dijital arşivler ve müzelerde bilgi yönetimidir.