Yazarlar: Özgür Külcü, Tolga Çakmak ve Nevzat Özel
Yayınyeri, Yayınevi: Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği
ISBN: 978-975-491-376-7
Giriş
Bu kitabın hazırlık çalışmaları Kanada’da British Columbia Üniversitesi Kütüphane, Bilgi Bilim ve Arşivcilik Okulunda misafir öğretim görevlisi olarak 2006’da başlayan çalışmalarıma dayanıyor. Okulun arşivcilik anabilim dalı başkanı Prof. Dr. Luciana Duranti ile birlikte yürüttüğümüz çalışmalarla uluslararası InterPARES Projesini yakından tanıma şansı buldum. Projede elektronik ortamda belgelerin özgünlüğü, güvenilirliği ve uzun süre korunmasını sağlamaya dönük araştırmalar yapıyorlar, konuya ilişkin sistemler ve yöntemler geliştirmeye çalışıyorlardı. Bu kapsamda ABD’li partner kuruluşlarla birlikte geliştirdikleri Dod 5015.2, bilgi sistemlerinin yetenekleri ve belge diplomatiği çerçevesinde belge yönetimi yazılım uygulamalarında bulunması gerekli özellikleri tanımlayan alanının ilk standardıydı. Ardından konuya ilişkin AB belge yönetimi standardı MoReQ ve 2007 yılında da ülkemizde TS 13298 standardı yayımlandı. 2007 yılında 3. aşaması başlatılan projeye Türkiye Takımı olarak dâhil olduk. Üçüncü aşamanın temel hedefi uluslararası koşullarda kurumsal düzeyde yürütülmekte olan elektronik ve basılı belge yönetimi uygulamalarının değerlendirilmesiydi. Bu kapsamda Türkiye takımının ilk ve en önemli alan çalışmalarından birisini, daha sonra bir yüksek lisans tezine de dönüşen Türkiye Kızılay Derneği oluşturdu. İrili ufaklı 100’ün üzerinde gerçekleştirilen alan çalışmaları 6’sı SSCI kapsamında araştırma makalesi olmak üzere çeşitli yayınlara dönüştü. 2010 yılında TÜBİTAK UBAP 1011 kapsamında 109K518 numaralı Uluslararası Araştırma Projesi olarak yeniden yapılandırılan proje çalışmaları ilk defa bütçelendirilmeye de başlandı. Bu çerçevede yapılandırılan Proje “InterPARES 3 Elektronik Sistemlerde Belgelerin Özgünlüğünün Korunması Üzerine Uluslararası Araştırma Projesi: Türkiye’de Üniversitelerin Değerlendirilmesi” adını aldı. Bu çerçevede Türkiye’de personel sayılarına göre en büyük 35 üniversitesi ile iletişime geçildi, YÖK nezdinde ve doğrudan üniversitelerle yapılan görüşmeler sonucu izin sağlanan 22 üniversitede alan çalışmaları gerçekleştirildi.
Proje çalışmaları kapsamında 22 üniversitede belge işlemlerini yürüten ya da bu işlemlerde sorumluluğu bulunan personele yönelik geliştirilen anket toplam 1545 kişiye uygulanarak tamamlandı. Anket ile birlikte 22 üniversitede iki farklı analiz çalışması da yürütüldü. Gerçekleştirilen ilk analiz “Üniversitelerde Belge ve Arşiv Sistemlerine Yönelik Koşulların Analizi”, ikincisi daha çok bilgi işlem birimlerinde yürütülen “Üniversitelerde Bilgi Teknolojilerine Yönelik Koşulların Analizi” adını taşıdı. Kitapta anket verileri değerlendirilirken, analiz verileri başka bir yayının konusu olduğunda yer almamaktadır. Anket ve analiz çalışmalarının ardından üniversitelerde belge işlemlerini belirleyen ya da dolaylı olarak belge işlemlerine etkileyen yasal ve idari düzenlemelerin analiz gerçekleştirildi. Gerçekleştirilen yasal ve idari analiz çalışmalarına ilişkin veriler kitabın farklı bölmelerine yayılmakla birlikte, üniversiteleri doğrudan ilgilendiren mevzuat 7. bölümde ayrıntılılarıyla ele alınmaktadır.
Kitap, InterPARES Projesi çerçevesinde Türkiye Takımı tarafından yürütülen faaliyetlerin sonucu elde edilen veriler yanında, özellikle ülkemizde basılı ve elektronik ortamda resmi iletişim, iş süreçleri ve belge yönetimi faaliyetlerine yön veren temel düzenlemeleri de içermektedir. İlgili konuda düzenlemelerin farklı standart, yasal düzenleme ve rehberlere yayılmış olması, genellikle düzenlemelere bütün olarak erişmenin güçlüğü, kuruluşların çoğunluğunun bilgi ve belge yönetimi alanından yetişmiş konu uzmanı personele sahip olmaması kapsayıcı çalışmaların önemini artırmaktadır. Hazırlanan kitap ile belgelerin üretimi, düzenlenmesi, dosyalanması, arşivlenmesi, saklama planlarının geliştirilmesi, ayıklama ve imha uygulamaları ile elektronik ortamda belge yönetimi, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), kurumlar arası güvenilir bilgi alışverişini sağlamaya dönük birlikte çalışabilirlik paketleri/standartlarına ilişkin temel bilgilere bir bütün olarak erişimin sağlanması da hedeflenmektedir. Yine kurumsal bilgi sistemlerinin analizi ve değerlendirilmesine dönük uluslararası proje deneyimlerine dayanarak gerçekleştirilen analitik çalışmalar, sadece üniversiteler için değil diğer kuruluşlar için kullanılabilir analiz ve anket modelleri olarak değerlendirilebilecektir.
Doç. Dr. Özgür Külcü
Atıf
Külcü, Ö., Çakmak, T. ve Özel, N. (2015). Kamusal bilgi ve elektronik belge yönetimi: organizasyonlar ve üniversitelere yönelik koşulların analizi. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği
